Kungsbacka kommun är en av många kommuner i Sverige som varje dag hanterar ett stort antal personalmåltider i sina verksamheter. När de insåg hur mycket tid som gick åt till manuella betalflöden för pedagogiska måltider och luncher i skolor, var det tydligt att något behövdes förändras. Listor som skulle fyllas i för hand, sammanställas i Excel och sedan skickas till lönekontoret skapade onödig administration och var extremt tidskrävande, både för verksamheterna och för löneavdelningen.
Genom att införa Microdebs digitala betallösning tog kommunen ett kliv mot effektivare arbetsflöden, ökad kontroll och en enklare vardag för alla inblandade.
Jeanette Lundberg, Lönechef på Kungsbacka kommun
Jeanette Lundberg har arbetat som lönechef på Kungsbacka kommun i åtta år. Med ansvar för både löneadministration och systemförvaltning, har hon och hennes team hanterat löner för kommunens alla verksamheter.
Innan Microdeb infördes såg betalflödena för personalmåltider olika ut beroende på verksamhet. På många förskolor och skolor registrerades luncher och pedagogiska måltider fortfarande på papperslistor, som sedan skickades vidare till lönekontoret för manuell registrering.
"Det var väldigt tidskrävande för den lilla insatsen," berättar Jeanette. "Det tog väldigt mycket tid för mina lönekonsulter att registrera alla listor från alla verksamheter. Dessutom fanns det utmaningar med att hinna få in listorna i tid och säkerställa att avdragen kunde göras korrekt för alla anställda.”
Jeanette Lundberg, Lönechef på Kungsbacka kommun
I jakten på en ny betallösning sökte Kungsbacka kommun efter ett smidigt system som kunde förenkla och effektivisera hanteringen av personalmåltider och pedagogiska måltider. I en upphandling föll valet på Microdeb, som, enligt Kungsbacka Kommun, imponerade med sin användarvänlighet och flexibilitet.
"Vi såg att Microdebs system hade mycket mer än det vi kravställde vilket var en positiv överraskning," förklarar Jeanette Lundberg. "Det var användarvänligt och väldigt flexibelt och kunde enkelt anpassas efter våra behov. Vi kunde exempelvis lägga in olika priser för frukost på förskolor och pedagogiska måltider på skolor direkt i systemet”
Microdebs lösning implementerades stegvis, med stöd från både kommunens och Microdebs projektledare. Systemet togs i bruk en förvaltning i taget, vilket gjorde övergången smidig. Dessutom har lösningen visat sig vara flexibel då kommunen enkelt har kunnat justera priser för olika måltider beroende på verksamhet och målgrupp.
När Microdeb infördes under hösten 2024 blev förändringen omedelbart märkbar för Kungsbacka kommun. Istället för att fastna i manuella arbetsuppgifter och osäkra listor har kommunen nu ett automatiserat system som hanterar allt från registrering av måltider till löneavdrag. För Jeanette Lundbergs team har det inneburit en dramatisk minskning av administrativt arbete och enorm tidsbesparing. De behöver inte längre registrera måltider manuellt, allt sker automatiskt. Måltidsregistreringar skickas direkt till lönesystemet och blir omedelbart till löneavdrag.
"Det är en enorm tidsbesparing för oss och även för de verksamheter där personalen inte längre behöver sammanställa listor. Jag tror också att det är en stor vinst för de lärare och anställda som nyttjar de pedagogiska måltiderna, eftersom de enkelt kan registrera sina måltider direkt i appen.", menar Jeanette Lundberg.
När Jeanette ser tillbaka på förändringen, är hon tydlig med sitt råd till andra kommuner och organisationer:
"Jag skulle verkligen rekommendera andra kommuner att våga utvecklas och våga tänka nytt kring hur ni hanterar era betallösningar. Tänk på hur mycket tid ni kan spara och minska era administrativa arbetsuppgifter genom en digital betallösning. Jag skulle verkligen rekommendera Microdeb om ni letar efter en smidig och flexibel betallösning"
Vill du veta mer om hur Microdeb kan hjälpa din kommun?
Boka ett möte så berättar vi mer!
Divider
