Ersätt papperslistor, manuella sammanställningar och separata betalflöden med en heltäckande digital betallösning och minska administrationen, förenkla uppföljningen och samla rapportering från kommunens olika verksamheter på ett och samma ställe.
När måltidsregistreringar, betalningar och data hanteras manuellt och i separata system blir vardagen snabbt mer komplicerad än den behöver vara. Underlag ska samlas in, kontrolleras och skickas vidare mellan måltidsverksamhet, HR, lön och ekonomi.
På Microdeb hjälper vi kommuner att samla hela måltidsflöden i ett gemensamt kassa- och betalsystem för alla verksamheter, oavsett om det gäller skolor, restauranger, förskolor, caféer eller andra kommunala verksamheter.
Måltider registreras digitalt, kopplas till rätt person, pris och verksamhet och förs direkt vidare till era befintliga ekonomi- och lönesystem. Lösningen är smidig att implementera och kompletteras med personlig support från ett team som lär känna er verksamhet.
Hanteringen av personalluncher involverar ofta flera avdelningar och återkommande manuella moment som tar både tid och resurser. Måltider ska registreras, underlag kontrolleras och rätt belopp ska föras vidare till lönesystemet.
Med ett sammanhängande digitalt flöde registrerar medarbetaren sin måltid med få steg. Informationen kopplas sedan automatiskt till rätt person, verksamhet och prisnivå och förs vidare som underlag för löneavdrag.
Det minskar behovet av separata listor och manuella sammanställningar, sparar tid i administrationen och ger medarbetaren ett snabbare och tydligare sätt att betala.
Kommunala måltidsflöden omfattar ofta flera användargrupper med olika priser, villkor och subventioner. Det kan handla om pedagogiska måltider, subventionerade personalluncher, olika personalkategorier och externa besökare som betalar fullt pris.
Med rätt system kan rätt pris kopplas automatiskt till rätt användare utifrån kommunens regler. Det går exempelvis att använda olika prisnivåer, styra subventioner och ange månadsgränser för när ordinarie pris ska börja gälla.
Det minskar behovet av manuella speciallösningar, sparar tid och kan sänka de administrativa kostnaderna, utan att betalningen blir mer komplicerad för slutanvändaren.
Hur många personalmåltider serveras varje vecka? När är efterfrågan som störst? Och hur skiljer sig volymerna mellan olika verksamheter?
När information om måltider, transaktioner och försäljning samlas i ett och samma system blir det enklare att se mönster och följa utvecklingen över tid.
Tydligare underlag gör det lättare att jämföra verksamheter, ta fram relevanta rapporter och planera inköp och produktion utifrån faktisk efterfrågan.
Det skapar bättre förutsättningar att använda resurserna effektivt och fatta beslut som kan bidra till minskat matsvinn eller andra önskade effekter.
På skolor och förskolor i Kungsbacka kommun registrerades personalmåltider och pedagogiska måltider länge på papperslistor. Underlagen skulle sedan samlas in, sammanställas och skickas vidare till lönekontoret för manuell registrering.
Det skapade mycket administration, tog tid från flera delar av verksamheten och gjorde det svårt att säkerställa att alla avdrag hann bli korrekta.
Läs hur Kungsbacka kommun digitaliserade flödet och skapade en enklare vardag för både verksamheterna och löneavdelningen.
Utvecklat för miljöer med hög transaktionsvolym
Microdeb är byggt för verksamheter där snabba transaktioner, stora användarvolymer och stabil drift är avgörande.
Smidiga integrationer med befintliga system
Integrera betalningar och administration med befintliga ekonomi-, löne- och verksamhetssystem utan att förändra hela infrastrukturen.
Personlig support och nära samarbete
Få snabb och personlig hjälp från ett team som förstår era arbetsflöden och dagliga behov.
Snabb implementation med minimal påverkan på verksamheten
Kom igång stegvis med en implementering anpassad efter verksamhetens storlek, behov och befintliga system.
Utvecklat för enkla och snabba användarflöden
Genomför köp och beställningar med få steg och utan komplicerade registrerings- eller inloggningsprocesser.
Tillsammans identifierar vi var manuella rutiner, administration eller ineffektiva betalflöden skapar onödigt arbete i verksamheten.
Vi säkerställer att systemet anpassas till era behov och fungerar tillsammans med befintliga ekonomi-, löne- och verksamhetssystem.
Tillsammans ser vi till att ekonomi, HR, lön, IT och måltidsverksamhet är samordnade, så att implementationen blir tydlig och smidig för alla inblandade.
Vi utvärderar resultat, tar in feedback från användare och hjälper er att utveckla lösningen över tid.
Med ett sammanhängande system blir det enklare att minska manuellt arbete, skapa tydligare processer och använda kommunens resurser mer effektivt. Vi hjälper er att spara tid och förenkla vardagen för både administrationen, verksamheten och medarbetarna. Kontakta oss så visar vi hur!
