Att hantera måltidsregistreringar i kommunala verksamheter är en vardaglig utmaning för många. Men bakom den till synes enkla rutinen döljer sig ofta komplexa administrativa processer som äter upp värdefull tid både för den administrativa personalen på verksamheten, men också för löneavdelningen som ska säkerställa korrekta löneavdrag. För många kommuner innebär detta ett arbete som inte bara är tidskrävande utan också riskfyllt. Papperslistor, manuella inmatningar i Excel-ark och manuell registrering skapar en komplex och tidskrävande process med stora möjligheter för fel och förseningar.
I den här artikeln tittar vi närmare på vanliga problem med manuella system för måltidsregistreringar och hur digitala betallösningar kan förändra arbetet till det bättre.
Utmaningar med manuella betallösningar i kommunal verksamhet
I många kommunala verksamheter som skolor och förskolor sker registreringen av personal- och pedagogiska måltider fortfarande manuellt. Personal fyller ofta i papperslistor för de måltider de ätit, som någon i verksamheten sedan måste sammanställa och skicka vidare till lönekontoret där registreringen görs manuellt i lönesystemen. Den här manuella hanteringen innebär flera stora utmaningar:
- Tidskrävande processer: Denna process är extremt tidskrävande för både verksamheter och löneadministration. Personalen i verksamheten behöver sammanställa och skicka listor, medan lönekontoret manuellt måste mata in dessa uppgifter i lönesystemet från samtliga verksamheter.
- Hög risk för fel: Manuella system innebär en stor risk för felaktiga inmatningar, både i listorna och vid registreringen av löneavdrag. Försenade eller felaktiga löneavdrag kan skapa missnöje bland de anställda och kräva extra arbete för lönekonsulterna som måste rätta till felen.
- Svårigheter att följa upp i tid: När all information måste sammanställas manuellt blir det svårt att följa upp i tid, vilket kan påverka både budget och lönehantering negativt.
När manuella processer förlänger ledtiderna eller skapar onödig komplexitet kan det leda till frustration både för personalen som hanterar registrering av måltiderna och för de som är ansvariga för löneutbetalningarna. Det är därmed viktigt att kommunerna ser över sina processer för att förhindra att dessa manuella rutiner fortsätter att stå i vägen för mer effektiv administration.
Varför digitalisering är viktig - från problem till möjligheter
Digitalisering av måltidsregistreringar kan erbjuda stora fördelar för kommuner som kämpar med manuella processer. Genom att införa ett automatiserat system för måltidsregistrering och löneavdrag kan mycket av den tidskrävande administrationen minskas. Detta frigör värdefull tid som istället kan användas till andra uppgifter.
En digital betallösning ökar även transparensen och gör det enklare att följa upp måltidsregistreringarna i realtid. Alla uppgifter samlas i systemet och blir direkt tillgängliga för löneadministrationen, vilket minskar risken för fel och förseningar. En annan fördel är att digitala lösningar kan anpassas för att hantera olika prisnivåer och verksamhetsspecifika behov, till exempel genom att kunna justera priser för frukost på förskolor eller pedagogiska måltider på skolor utan att göra stora systemändringar. Detta gör att systemet kan växa med verksamhetens behov, vilket gör lösningen både långsiktig och hållbar.
Effektiva processer och resursfrigörelse
Genom att använda digitala verktyg för att förenkla och standardisera processerna kan kommuner dessutom frigöra resurser som annars hade behövt allokera tid till administrativa uppgifter, vilket stärker hela organisationens produktivitet och gör att fokus kan läggas på verksamhetens kärnuppdrag.
Kundcase: Kungsbacka kommun
Ett konkret exempel på hur implementeringen av en digital betallösning har underlättat det administrativa arbetet är Kungsbacka kommun, som under hösten 2024 införde Microdebs betallösning. Tidigare sköttes registreringen av måltider manuellt, med papperslistor som skickades till lönekontoret för manuell registrering. Detta skapade mycket administrativt merarbete och ineffektiva processer.
Genom att implementera Microdebs betallösning kunde kommunen snabbt automatisera måltidsregistreringen och löneavdragen vilket ledde till ett flertal vinster:
- Tidsbesparing: Tiden som tidigare lades på manuella listor och registrering av måltider minskades drastiskt.
- Mindre administration: För både personal och lönekontor blev den administrativa bördan mycket lättare att hantera, vilket frigjorde tid för andra uppgifter.
- Nöjdare personal: De anställda upplevde enklare administrativ hantering av pedagogiska måltider och lönekonsulterna slapp onödigt extrajobb med manuell inmatning av listorna i lönesystemen.
Implementeringen av Microdebs lösning skedde stegvis, vilket gjorde övergången smidig och gav möjlighet att justera systemet efter behov. Flexibiliteten i lösningen gjorde att kommunen snabbt kunde anpassa systemet till sina specifika behov.
Jeanette Lundberg, lönechef på Kungsbacka kommun, sammanfattar effekten:
”Det är en enorm tidsbesparing för oss och även för de verksamheter där personalen inte längre behöver sammanställa listor. Jag tror också att det är en stor vinst för de lärare och anställda som nyttjar de pedagogiska måltiderna, eftersom de enkelt kan registrera sina måltider direkt i appen.”
Läs gärna mer om hur vi löste Kungsbacka kommuns administrativa utmaningar här.
Så kommer din kommun igång med digitalisering av måltidsregistreringar
För kommuner och andra organisationer som överväger att implementera en digital betallösning för att frigöra resurser och förenkla administrationen kommer här några tips:
- Våga utvärdera era nuvarande processer: Det är lätt att bli bekväm med gamla rutiner, men en noggrann kartläggning av nuläget kan avslöja ineffektiva processer som är värda att förändra. Se över hur mycket tid och resurser som läggs på manuella rutiner och identifiera var förbättringar kan göras.
- Välj en flexibel och användarvänlig lösning: När ni väljer ett nytt system eller betallösning är det viktigt att hitta en lösning som är flexibel och enkel att använda. Ett system som kan anpassas för olika typer av verksamheter och olika måltidspriser kan vara till stor fördel.
- Involvera alla berörda parter: För att lyckas med implementeringen av ett digitalt system är det viktigt att involvera både verksamheterna och lönekontoret i processen.
Genom att utbilda och informera alla som kommer att använda systemet säkerställer ni en smidig övergång och långsiktig framgång.
Vill du se hur en digital betallösning kan förenkla arbetet för din kommun? Kontakta oss så berättar vi mer! Vi hjälper dig att hitta rätt lösning för er verksamhet!
