Umeå kommun har nu kontroll över pedagogiska luncher, behörigheter och har en effektiv måltidsplanering

Kundens utmaning

I Umeå kommun, Holmsund-Obbola finns det tre olika skolor med 600, 300 respektive 130 elever. Papperskuponger, handskrivna listor, manuella löneavdrag och dyr kontanthantering gjorde att Holmsund-Obbola lade mycket tid och pengar på hanteringen av pedagogiska luncher. Man hade också manuella rutiner för att hantera köp från övrig personal på skolorna, liksom för att kontera och fakturera representation och interna beställningar.

Denna lösning levererade vi till kunden

Terminal och kortläsare sattes upp på skolrestaurangerna. All kontanthantering togs bort och istället registrerar alla anställda köp eller pedagogisk lunch med sina befintliga passerkort. Korten laddas med valfri summa i mobil, på webben eller i laddningsterminal. Externa gäster erbjuds ett särskilt kort, också det laddningsbart.

Kortladdningen går mot ett centralt konto, vilket innebär att möjlighet finns att tillåta att kortet kan användas på alla anslutna skolor eller försäljningsställen inom kommunen. För representation skapas digitala underlag som automatiskt konteras och går till rätt konto/kostnadsställe. Alla underlag för transaktioner lagras och hanteras digitalt och man får exakt statistik över när, var, vem och hur många som äter pedagogisk lunch.

Resultat

Hanteringen av pedagogiska luncher har effektiviserats. Borta är tidskrävande hantering av papperskuponger och man kan styra luncherna till tid och person och ha full kontroll över utnyttjandet.

Den dyra kontanthanteringen minimeras när anställda och gäster istället betalar med laddat kort. Dessutom underlättas köp eftersom det inte längre krävs kontanter.

Med rapporter och statistikfunktioner kopplade till systemet får man möjlighet till uppföljning av bland annat försäljning, transaktioner och betalmedel. Systemet underlättar för kökspersonal, personalavdelning, anställda och externa gäster. Varje transaktion blir spårbar och manuellt arbete med pappersunderlag och kontering försvinner.