Sundsvalls kommun: Förenklad betal- och beställningshantering  som effektiviserar och ger stora besparingar

Kundens utmaning

Restaurang Parnassen, som ligger i kommunhuset, levererar mat och fika vid sammanträden, utbildningar, fullmäktigemöten och andra aktiveter som förekommer i huset. Man levererar också till IT och Kommunhälsan.
Kommunens anställda beställde via telefon, mejl eller handskrivna lappar. Beställningen bekräftades och lades in i systemet manuellt. Följesedel skrevs ut och lämnades till ansvarig. Mycket tid lades på att svara på frågor, leta underlag, kartlägga deltagare och syfte samt sammanställa faktureringsunderlaget.

Denna lösning levererade vi till kunden

Microdebs betallösning integrerades med det egna ekonomisystemet. Beställningar, kontering, attestering och faktureringsunderlag hanteras nu digitalt och med automatik. Den som ska beställa fyller själv i obligatoriska uppgifter så som deltagare och syfte.

Alla beställningar görs på webben, underlaget lagras digitalt och är sökbart. Filer för internfakturering skapas och skickas automatiskt till ekonomiavdelningen. Varje beställare kan själv ha kontroll på sin beställningshistorik och kan checka av mot fakturan som kommer i ekonomiportalen.

Resultat

Microdebs betalsystem ger möjlighet till användning i samtliga verksamheter i hela kommunen och vinsterna för Sundsvalls kommun är många, bland annat:
• Systemet underlättar för kökspersonal, ekonomi- och personalavdelning samt anställda
• Minskad administration och effektivare arbetssätt för intern och extern fakturering
• Sammanlagt sparar man minst två veckors arbete per månad
• Inget manuellt arbete med pappersunderlag och kontering
• Beställaren kan själv gå in och kontrollera gjorda beställningar
• Rapporter och statistikfunktioner ger uppföljning av bland annat försäljning, transaktioner och betalmedel