I Gällivare kommun blåser förändringens vind, minst sagt. Tankarna går givetvis till avvecklingen av samhället Malmberget, men också till en hel del nytt som ska tillkomma.

Bland annat står flera skolor i begrepp att upprättas. Och i samband med all förändring som väntar, passar Gällivare kommun på att ta ett krafttag kring en aspekt som man länge hanterat på ett uppenbart utdaterat sätt, nämligen debiteringar och registreringar av måltider.

– ”Ja, vi hanterar det väldigt gammaldags med dokument och papper som fylls i manuellt för att därefter lämnas in på ekonomiavdelningen”, berättar Karin Anttila kostchef på Gällivare kommun.

Kostsamt, osäkert och tidskrävande

I ett resonemang kring följderna av manuell hantering nämner Karin säkerhet och ekonomi som två viktiga perspektiv. En risk med handskrivna lappar är att det helt enkelt inte alltid blir rätt. Information kan bli fel och lappar kan försvinna. Något som i värsta fall leder till att intäkter går förlorade. Därutöver medför den manuella hanteringen en säkerhetsrisk.

– ”Lapparna och dokumenten innehåller ofta personuppgifter, vilket innebär att det är av särskilt stor vikt att de inte hamnar fel. Särskilt med tanke på GDPR”, resonerar Karin Anttila.

Sist men inte minst innebär det tillvägagångssätt som Gällivare kommun använder sig av idag hög arbetsbelastning. Att dokumentera, registrera och se till att dokumenten hamnar på rätt ställe tar en hel del arbetstid i anspråk.

Utmaningarna ur ett tids-, säkerhets- och ekonomiskt perspektiv önskar Gällivare kommun komma ifrån. Och för att lyckas med detta landade man i slutsatsen att ett samarbete med en extern leverantör var nödvändigt.

”Bara en leverantör uppfyllde våra krav”

När insikten om behovet av en extern leverantör landat gick processen in i nästa fas. Jakten på rätt leverantör. I enlighet med rådande regelverk genomfördes en upphandling där olika alternativ utvärderades med kommunens bästa som utgångspunkt. De krav som Gällivare kommun hade formulerat handlade till stor del om enkelhet och möjligheter till integration mot befintliga system. Och när utvärderingen genomförts stod det klart:

”I slutändan var det bara ni som uppfyllde alla våra krav. Så var det. Jag vill också lyfta fram det bemötande vi fått av Microdeb hittills som mycket positivt. Ni har varit tillmötesgående och tillgängliga för alla våra frågor och funderingar. Det är givetvis mycket uppskattat”, säger kostchef Karin Anttila.

Gällivare kommun kommer gradvis att växla upp användandet av Microdebs lösningar, som i förlängningen kommer att finnas på fem av kommunens skolor.

Microdeb riktar ett stort och ödmjukt tack till Gällivare kommun, för det förtroende ni valt att ge oss. Vi ser fram emot ett glädjefyllt och välfungerande samarbete!